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El futuro en el presente: Gestión de equipos en remoto

Desde hace ya casi un año, apareció por sorpresa en la vida de la mayoría de los/as españoles/as el teletrabajo y esas llamadas “medidas de flexibilidad laboral” debido a una situación de crisis que pilló desprevenida a casi el 90% de las organizaciones. A nosotras NO. Por suerte, trabajo en una empresa en la que el teletrabajo y la flexibilidad laboral están a la orden del día y, por eso, cuando llegó el cierre total, las personas de nuestro equipo ya estaban preparadas para afrontarlo.

Ha habido mucho revuelo con este tema, ya que muchas organizaciones no sabían cómo hacerlo y ahí fue donde entramos nosotros/as. Les ayudamos a formarse en teletrabajo para que esta transición fuese lo menos dolorosa posible. ¿Y por qué digo dolorosa? Porque para aquellas empresas que no sabían cómo hacerlo ha sido un gran dolor de cabeza al tener que adaptarse a algo que ni siquiera sabían que existía. Cuando en marzo de 2020 nos confinan, el trabajo en equipo se convierte en una solución de emergencia nacional, pero han ido pasando los meses y ya es parte de nuestras vidas (de la mía concretamente desde antes, como os he comentado).

Quiero en este post explicaros nuestra experiencia y daros unas pautas bastante interesantes para aquellos que lo estéis implantando como medida definitiva en vuestras organizaciones.

Si es complicado gestionar equipos de trabajo en la oficina, lo es más aún en remoto, esta es la pura realidad, pero os confieso que los equipos de trabajo en remoto tienen una serie de ventajas que hace que sean merecedoras de implantación, aunque también tienen unos inconvenientes que pueden hacer del trabajo en remoto un auténtico suplicio.

Os comparto de una manera más visual y comparativa estas ventajas e inconvenientes para que os la podáis descargar.

¿Equipo de trabajo presencial o virtual?

Cuando gestionamos un equipo de trabajo virtual no podemos pensar igual que si lo gestionamos en la oficia porque son maneras de gestionar o liderar diferentes.

Cuando gestionamos equipos virtuales tenemos que pensar que el equipo de trabajo va a tener dispersión geográfica y todas las tareas a realizar o reuniones se van a llevar a cabo de manera no presencial.

Para que el trabajo mediante equipos virtuales sea efectivo realmente hay que trabajar con las mismas pautas con el equipo en la oficina, por ejemplo, definir claramente los roles de equipo o las fases del proyecto (pautas que nos sirven para organizarnos sea cual sea la modalidad de trabajo en equipo que elijamos).

¿Dónde está la diferencia entonces? En el grado de compromiso y claridad y transparencia por parte de los miembros del equipo. ¡¡¡¡FUNDAMENTALES!!!!, y no solo es por parte del equipo de trabajo, también es necesario un compromiso por parte del líder del equipo.

¿Cómo trabajamos en equipo en entornos virtuales?

Os comparto unos tips de nuestro Know-how sobre cómo trabajamos de manera virtual para que podáis tener más claro cómo implantarlo:

  • PLANIFICACIÓN

Lo primero que debemos hacer para poder trabajar a distancia en equipos remotos es planificar. Cuando comienza un proyecto nuevo hay que definir el equipo y los roles (para que no haya confusión) que va a formar parte del proyecto y definir las tareas y los plazos en los que se van a llevar a cabo. Os recomiendo que SIEMPRE hagáis una reunión inicial donde esta parte quede bien clara (recordad que claridad y transparencia es fundamental a distancia).

De entre las herramientas que utilizamos para llevar a cabo la planificación, en nuestra empresa utilizamos Trello. Es una herramienta muy versátil que nos permite de un vistazo ver en qué situación se encuentran los proyectos, las tareas asignadas a cada miembro dentro de cada uno de los proyectos y los plazos establecidos para su realización y todo de una manera muy visual.

Os recomiendo en la fase inicial que establezcáis también los canales de comunicación que se van a utilizar para que no os volváis locos. Por suerte, existen infinidad de medios de comunicación de equipo: correo, WhatsApp, herramientas de comunicación…. Valorad la que mejor se adapte al equipo de trabajo y establecedla como medio de comunicación. Nosotros hemos optado por NO utilizar WhatsApp ya que estamos a favor de la desconexión digital y al usar WhatsApp en horario laboral al final terminas usándolo fuera de él también para temas profesionales. Nos hemos decantado por Slack que es muy similar a WhatsApp. Es un chat de empresa el cual tiene chat privados y grupales y, además de poder utilizarlo para realizar videollamadas con el equipo, tiene una funcionalidad muy práctica que es que le puedes configurar horarios a partir de los cuales empiezas a recibir mensajes y dejas de recibirlos. Por ejemplo, yo tengo configurado mi perfil de Slack para que los mensajes me lleguen en mi horario laboral, ni antes ni después.

  • SEGUIMIENTO

Durante el desarrollo del proyecto lo más importante es la comunicación fluida con los miembros del equipo de trabajo. Debéis tener en cuenta que estamos cada uno en nuestra casa y no nos tenemos al lado.

Es por ello que en la primera fase debemos tener bien definido el canal de comunicación y, además, os recomiendo que realicéis algunas reuniones online con el equipo para hacer seguimiento del mismo y, lo más importante, para que la comunicación sea más fluida y todos notemos cercanía.

En mi equipo hacemos una pequeña reunión diaria a primera hora de la mañana. Para aquellos que sabéis de Metodologías ágiles, me refiero a una Daily Scrum. Es una reunión donde cada miembro del equipo dice lo que hizo el día anterior e indica lo que va a hacer durante ese día. ¡¡De esta manera todo el equipo sabe a diario como está el proyecto y en qué están trabajando los miembros por si hay que echar una mano!!

Es muy importante que la comunicación sea fluida para así agilizar en la resolución de posibles incidencias. Lo bueno que tienen las herramientas de comunicación a distancia es que son en tiempo real y nos dan esa agilidad que buscamos; lo malo es que el que nos escribe piensa que tenemos que estar disponibles en cualquier momento del día, pero tenemos que ser conscientes, tanto nuestro equipo como nosotras, de que eso no puede ser ya que a lo largo del día tenemos diversas tareas que realizar y que requieren de nuestra concentración . Mi recomendación: acumulad las dudas que tengáis para enviarlas todas juntas en un correo, mensaje o videollamada y así también somos más productivos y eficaces.

  • REVISIÓN

Esta sería la última fase del proyecto en el que estamos trabajando con nuestro equipo en remoto.

Pensad, es la última etapa. ¿Qué es lo más importante que nos queda por hacer? Dar feedback. Esto solo lo hacemos cuando el proyecto se ha finalizado y todas las tareas están entregadas, si no, no tiene sentido.

Aquí lo más importante es valorar qué nos ha ido bien, cuáles son los problemas que nos hemos encontrado y cómo podemos solucionarlos para así mejorar en futuros proyectos y esto debemos hacerlo en una reunión con todo el equipo de trabajo (siempre online, no lo olvidéis).

Hasta aquí he sentado las bases para realizar la gestión de equipos en entornos virtuales. No quiero finalizar sin recordaros que una parte muy importante para que el equipo de trabajo funcione es el tipo de liderazgo que implantemos. Para ello os comparto una infografía donde vais a poder aprender de una manera más visual los principios clave para que la gestión de equipos virtuales tenga éxito.

Si necesitas más información o ayuda para gestionar equipos virtuales de trabajo, puedes ponerte en contacto con nosotros por correo electrónico a profesionales@contalento.es

Águeda Ruiz López

Consultora de RRHH especialista en Selección y E-Learning


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