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¡¡Madre mía que estrés!! ¿Y ahora qué tengo que hacer?

¿Cuántos de nosotros y nosotras habremos dicho esta afirmación cuando miramos las tareas que tenemos pendientes al comenzar la jornada laboral? Dado el tipo de sociedad en la que nos está tocando vivir no nos queda más remedio que aprender a priorizar tareas porque, seamos realistas, no podemos llegar a todo.

Debemos aprender a hacerlo para, así poder darle salida a todo el trabajo que tenemos pendiente sin estresarnos o tener “la sensación de que algo se nos olvida”.

Dos de las palabras que debemos tener muy presentes en nuestro día a día laboral son “urgente” e “importante” para hacer referencia a las tareas que realizamos. Desgraciadamente, tal como os comentaba al principio del post, las necesidades del mercado laboral hacen que cataloguemos todo como urgente cuando en realidad no lo es, dejando de lado lo importante para centrarnos sólo en lo urgente.

Cito textualmente a mi compañera Carmen Luque que suele decir que esta situación laboral nos hace que seamos “apagafuegos”, centrándonos siempre en lo urgente y no en lo importante, con lo cual, esto último se termina transformando en urgente y así sucesivamente.

Diferencia entre urgente e importante

La prioridad es la diferencia entre urgente e importante. Existe una delgada línea que se traspasa cuando se ajustan los plazos, aparecen situaciones inesperadas o se dispara la ansiedad del equipo.

Nuestro punto de partida va a ser que todas las tareas que se realizan en el trabajo son importantes, pero no todas tienen la misma importancia y lo mismo ocurre con las tareas urgentes, rara vez tendrán todas el mismo grado de urgencia. Y lo que no sea ni importante ni urgente, directamente, podrá esperar.

El tiempo es oro

Un tercer elemento que condiciona nuestra manera de catalogar las tareas es el tiempo, os pongo un ejemplo: una tarea que hace dos días no era urgente, al no haberse completado, hoy ya se ha convertido en urgente y también puede ocurrir que, de primeras, una nueva tarea entre en escena con la etiqueta de urgente, alterando así toda la planificación que ya teníamos prevista.

Si la tarea urgente consume poco tiempo para su ejecución, las consecuencias pasarán casi desapercibidas, pero como implique invertir gran parte de nuestro tiempo, es cuando surge el problema.

Una aparición constante de tareas urgentes nos dice que se están planificando mal y debemos revisar el sistema que se está utilizando para su priorización, además, si queremos terminar todas las tareas previstas las jornadas se podrían alargar demasiado para el equipo de trabajo lo que podría desencadenar en frustración, estrés y ansiedad.

¿Cómo hacer una correcta planificación de tareas?

La clave para resolver este problema la tienen las personas responsables de los equipos de trabajo que son las que deben analizar la carga de tareas de la plantilla.

Al planificar las tareas, se verá la cantidad de tiempo que consumen y en qué puntos estratégicos es conveniente realizar modificaciones de cara a evitar la aparición de situaciones urgentes, y una directiva clara para acometerlas.

Para ello os presento la Matriz de Eishenhower, una herramienta fácil de utilizar y muy práctica en la que vamos a clasificar las tareas en los 4 grupos que he indicado anteriormente.

La idea es ir colocando cada tarea en cada uno de los cuadros para así poder valorar más objetivamente. Debes tener en cuenta que hay que dedicar un tiempo a realizar esta priorización de tareas, que no se hace en 5 minutos y listo, si no que tienes que agendarlo como una tarea más: Priorizar las tareas de la semana!!!!!

Te recomiendo que el lunes hagas una priorización de tareas para toda la semana y, después, cada día a primera hora revises esa priorización y la vayas modificando con las nuevas tareas que te vayan surgiendo.

Espero que te sirvan de ayuda estos pequeños tips que te comparto sobre la organización de las tareas. Si necesitas saber más puedes ponerte en contacto con nuestro equipo en personas@contalento.es

Águeda Ruiz López

Consultora Senior de Selección y Formación


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